Nel 2022 il database realizzato nel 2010 sul software regionale Guarini Archivi di Regione Piemonte, è stato riversato sul software di “nuova generazione” Mèmora sempre realizzato da Regione Piemonte. La consultazione on line avviene su questo nuovo database, ma i campi sono sempre gli stessi descritti nella storia archivistica a seguire.
L’inventario è consultabile on line cliccando sul pulsante
Storia archivistica
Locali e documentazione prima del riordino del 2010
L’archivio del Comune di Arignano nel 2010 era collocato quasi totalmente[1] in locali dell’edificio che fu dell’asilo “Ernestina Costa di Trinità”. Tali locali sono proprietà del Comune, grazie alla donazione dell’asilo, ex Ente Comunale di Assistenza, avvenuta al momento della sua estinzione (cfr. deliberazione del C.C. n. 63, anno 1981).
Il riordino è stato realizzato in questi locali attrezzati dall’amministrazione comunale con armadi compatti.
L’intero fondo è composto delle sezioni storica e di deposito dell’archivio comunale, nonché dai fondi aggregati, vale a dire archivi prodotti da enti istituiti per svolgere alcune funzioni su “delega” del Comune oppure da enti centrali, che “delegano” il Comune allo svolgimento di una funzione.
L’archivio è dunque così composto:
- Archivio storico del Comune di Arignano (1731-1970, con carte fino al 2008);
- Archivio di deposito del Comune di Arignano (1971-2010, con antecedenti dal 1894);
- Archivio dello Stato Civile (1838- 2008);
- Archivio del giudice Conciliatore di Arignano (1866-1988);
- Archivio della Congregazione di Carità (E.C.A.) di Arignano (1825-1958);
- Archivio dell’Ente Comunale di Assistenza di Arignano (1888-1979);
- Archivio dell’Opera Nazionale di assistenza per Maternità e Infanzia (O.M.N.I) di Arignano (1927-1956);
- Archivio del Consorzio Medico Intercomunale in Arignano (1909-1958);
- Archivio del Consorzio Veterinario Intercomunale in Arignano (1906-1959);
- Archivio del Consorzio Ostetrico Intercomunale in Arignano (1911-1959);
- Archivio del Patronato Scolastico di Arignano (1913-1974);
- Archivio dell’Asilo Infantile Ernestina Costa di Trinità di Arignano (1887-1986).
Prima del riordino la documentazione si presentava sparpagliata con documenti, in parte raccolti in faldoni collocati in scaffali metallici, in parte ammassati a terra sciolti o riuniti in scatoloni, spesso con confusione tra le carte dell’archivio storico e quelle del deposito, nonché tra le diverse serie tipologiche e anche tra le carte degli enti aggregati.
É stato dunque necessario selezionare preventivamente il materiale documentario rinvenuto, suddividendolo in diversi insiemi cronologici o di enti produttori e di serie, attraverso le seguenti e successive fasi:
- individuazione e separazione delle carte dell’archivio storico che termina con l’anno 1970 (per gli affari chiusi da più di 40 anni) da quelle appartenenti al deposito, a volte contenute anche in faldoni contrassegnati da anni non corrispondenti al contenuto ed evidentemente utilizzati solo per “sistemare”, in qualche modo, i documenti che avevano perso la loro originaria collocazione durante i numerosi traslochi dell’archivio in diversi locali del Comune[2].
- Ricognizione della documentazione conservata nei locali degli uffici comunali, come i registri dello Stato Civile, le deliberazioni originali, le determine, i verbali della Commissione Elettorale Comunale, etc. Si è stabilito con gli uffici quali serie o archivi portare in archivio.
- Individuazione delle serie omogenee (volumi e registri, raggruppati per omogeneità di procedimento amministrativo e tipologia) di pertinenza del Comune e loro separazione da quelle prodotte da altri enti e considerate, quindi, archivi aggregati. Per questo motivo sono state estratte tali serie dalla corrispondenza comunale dove erano in parte collocate (a causa di un improprio uso del Titolario dell’archivio, che prevede, ad esempio, i carteggi con la Congregazione di Carità inseriti nella Categoria II o la corrispondenza con il Giudice Conciliatore archiviata nella Categoria VII nel prevede, come è giusto se si tratta di carteggio con il Comune, ma non se si tratta di carte dell’ente in questione). I documenti degli altri enti sono stati, dunque, ricondotti al proprio archivio di appartenenza e inseriti nella struttura gerarchica che ne rispecchia le funzioni.
- Suddivisione del carteggio comunale (corrispondenza varia e circolari, stampati, etc.) nelle diverse Categorie e classi e anche riconduzione della documentazione “sciolta”, cioè non condizionata, a tale suddivisione.
- Solo per la sezione di deposito si è proceduto alla selezione della documentazione soggetta da subito allo scarto, nonché di quella soggetta alla previsione di scarto, predisponendo un elenco di scarto e un’area di deposito dei documenti dello scarto programmato; per fare questa operazione è stato utilizzato il “Massimario di scarto per i comuni”, elaborato nel novembre 2002 dalla Soprintendenza Archivistica per la Toscana, nonché il modello di Manuale di gestione contenuto nel quaderno CNIPA n. 21/2006 che include un Massimario di scarto più recente. Le carte proposte allo scarto non hanno importanza storica e hanno esaurito il valore giuridico e amministrativo. Questo intervento, oltre che previsto dalla prassi archivistica, era necessario per creare spazio vitale senza il quale non sarebbe stato materialmente possibile lavorare. Si è quindi proceduto all’estrazione della documentazione da eliminare, previa autorizzazione della competente Soprintendenza Archivistica, al suo posizionamento nelle scatole di cui si è fatto un elenco immediato; viceversa, le carte il cui valore giuridico amministrativo non è ancora esaurito sono state sistemate nella “sezione per lo scarto programmato”, situata nella sala di consultazione.
Problemi e scelte archivistiche del riordino 2010
Tra le carte d’archivio non si è ritrovato alcuno strumento di corredo che possa testimoniare un precedente ordinamento dei documenti storici, ma solo due titolari di classificazione:
- un “Manuale per l’archivio del Comune” (senza data, ma presumibilmente della prima metà del ‘900) con la enunciazione teorica delle 15 Categorie, classi e sottoclassi, della Circolare Astengo del 1897, e che nel confronto con il materiale documentario, è parso non corrispondente alla sua reale organizzazione, poiché troppo analitico nella suddivisione delle singole sottoclassi (fascicoli) e nella loro descrizione;
- un altro Titolario (anch’esso senza data, ma, comunque, riconducibile, presumibilmente, allo stesso periodo) e suddiviso sempre nelle 15 Categorie con le classi relative, che è sembrato rispecchiare meglio la realtà dell’archivio. Esso, infatti, suddivide il materiale documentario in Categorie e classi non scendendo nel dettaglio dei singoli affari relativi a ciascuna classe, proprio come si desume dall’organizzazione dei documenti dell’archivio.
In questa situazione e in seguito ad un esame più approfondito delle carte d’archivio storico sono emerse alcune criticità:
- la presenza di documentazione mista (carteggio e serie, anche appartenente a fondi aggregati), separata da quella condizionata in faldoni, riunita in scatoloni e parzialmente caotica.
- La quasi totale assenza di segnature di classificazione sui fascicoli, registri, volumi (unità archivistiche)
- La sommarietà e, spesso, l’inattendibilità degli estremi cronologici e della descrizione del contenuto presenti sui faldoni e talora sui fascicoli, che sono definiti in modo certo solo per l’appartenenza ad una determinata Categoria.
- La presenza di corrispondenza, in alcuni periodi, divisa per anni (per il 1936-1937) o per mesi (per il 1944-1945) ma tutta quanta riunita nella Cat. I, anche se le carte si riferiscono a tutte le 15 Categorie.
- La presenza di corrispondenza, dal 1959 al 1970, appartenente a singole Categorie, ma riguardante gli affari di tutte le classi della Categoria cui si riferiscono e riunita in fascicoli annuali condizionati insieme.
- La presenza di corrispondenza (dal 1965 al 1969), “sciolta” ed in disordine, appartenente a Categorie diverse, ma riconducibile ad un anno specifico.
Sulla base degli elementi fin qui rilevati, in particolare la mancanza di un precedentemente ordinamento sufficientemente articolato e considerata anche la scarsezza di documentazione Sette-Ottocentesca[3], si è scelto di non creare sezioni cronologiche del fondo principale; al contrario si è preferito ricondurre tutto il carteggio alle 15 Categorie del Titolario riferito alla Circolare Astengo.
Relativamente alla classificazione della documentazione dell’archivio di deposito, anche questa non inventariata e classificata, se non per Categorie, è stato invece utilizzato il Titolario messo a disposizione nell’attuale sistema di protocollo informatico “Egisto”.
Schedatura e riordinamento del 2010
L’archivio è stato riordinato nel 2010 con il software applicativo “Guarini Archivi”, (elaborato dalla Regione Piemonte con il supporto informatico del CSI Piemonte) attraverso le seguenti operazioni:
- schedatura dettagliata di tutte le unità archivistiche individuate (quasi sempre fascicoli o registri) tramite una scheda informatica che contiene, incasellate in alcuni campi, tutte le informazioni utili alla caratterizzazione di ciascuna unità. (La descrizione operata in tali campi è avvenuta nel pieno rispetto delle norme I.S.A.D., regole internazionali di descrizione archivistica). Contemporaneamente è stato effettuato il condizionamento del materiale documentario, ossia la sistemazione delle unità archivistiche in nuove camicie (ossia cartelline) e l’apposizione su ognuna di esse (sia che fosse per fascicolo sia per registro) di un numero provvisorio e progressivo.
- Inserimento virtuale di ogni scheda informatica nella struttura gerarchica informatica (albero) che descrive, articolandoli, i fondi individuati e le serie tipologiche; nel caso del fondo comunale riproduce anche il Titolario scelto per la classificazione del carteggio.
- Assegnazione ad ogni scheda di un numero definitivo formato da codice costituito dalla sigla del fondo che la contiene (ad es. ASCA per l’Archivio Storico del Comune di Arignano) e della relativa attribuzione di una numerazione di corda progressiva, al fine della riconoscibilità di tutto il materiale documentario. Più nello specifico va detto che per ogni fondo è stata utilizzata la corda chiusa con sigla univoca per ognuno; nella sezione di deposito è stata invece utilizzata la corda aperta sia nelle serie sia nel carteggio, così da consentire l’integrazione futura delle serie e della corrispondenza aggiungendo in coda gli ultimi ingressi.
- Apposizione di un’etichetta identificativa su ogni unità archivistica recante il nome dell’ente produttore, il numero definitivo ed il titolo dell’unità; distribuzione logica, secondo l’ordinamento informatico, dei fascicoli nei faldoni (anch’essi sostituiti con quelli nuovi) e collocati nei nuovi armadi, chiusi e compatti, posti al secondo piano del locale in cui si è svolto il riordino. I faldoni sono stati etichettati e l’etichetta riporta l’ente produttore, l’indicazione della serie o della categoria, l’intervallo dei fascicoli contenuti e l’anno del riordino.
- Redazione dell’inventario.
Consultabilità delle carte (normativa su accesso e privacy)
Si ricorda inoltre che un Archivio non è una biblioteca: pertanto il materiale deve essere consultato in loco e non può, senza permesso della competente Soprintendenza Archivistica, essere asportato o concesso in prestito. L’Archivio Storico del Comune di Arignano è aperto alla consultazione, come previsto dal D.P.R. del 30 settembre 1963, n. 1409, art. 30 lettera d: “gli Enti debbono consentire la consultazione a chi, per motivi di studio, ne faccia richiesta”, quindi previo appuntamento. La consultazione dei documenti dell’Archivio di Arignano può aver luogo solo con l’assistenza del personale addetto.
Si tenga presente che, come previsto dal codice per la protezione dei dati personali D.Lgs n. 196 del 2003 (che tuttavia all’art. 59 conferma la L. n. 241 del 1990 e successiva normativa sul diritto all’accesso ai documenti amministrativi), certa parte di documentazione oggetto del presente inventario è soggetta a tutela in quanto contiene dati sensibili (ad es. fascicoli del personale con datazione non caduta in prescrizione). La normativa ha individuato tre principali categorie di atti sottratti alla libera consultazione, salvo autorizzazione:
1) i documenti contenenti i dati di cui agli art. 22 e 24 della legge n. 675/1996 successive modifiche (convinzioni religiose o politiche, ecc.) che sono coperti per quarant’anni dalla loro data;
2) i documenti contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute o i rapporti riservati di natura famigliare, che sono coperti per settant’anni;
3) i documenti riservati relativi alla politica interna od estera dello Stato, che sono coperti per cinquant’anni.
In deroga a quanto sopra richiamato, taluni documenti possono essere oggetto di un’istanza di accesso, ai sensi della legge n. 241/1990, per comprovati interessi amministrativi, giuridici o economici (su tale istanza si esprime l’Ente che ha prodotto e detiene i documenti), oppure di un’istanza di consultazione per scopi storico-scientifici da indirizzarsi alla locale Prefettura o al Ministero dell’Interno.
Guida alla lettura dell’inventario
All’interno della struttura informatica creata nel software “Guarini Archivi”, oggi riversata su “Mèmora”, sono inserite tutte le schede, ognuna delle quali rappresenta un’unità archivistica (ossia un fascicolo, un registro, etc.). Ogni scheda informatica era composta da quattordici campi, qui elencati:· archivio: campo che contiene l’intitolazione del soggetto produttore dell’ente che ha prodotto, nel corso della sua attività, un complesso di documenti;
· codice paese: campo in cui è riportato il paese di appartenenza del soggetto produttore;
· istituto di conservazione: campo in cui è indicato l’ente presso il quale si conserva il fondo;
· segnatura definitiva: campo in cui è riportato il numero progressivo dato ad ogni fascicolo;
· segnatura “originale”: campo in cui sono riportati, quando presenti, il numero di categoria, di classe e di fascicolo attribuiti all’unità archivistica (oppure al faldone nel quale questa si trovava);
· titolo originale: campo in cui è stato riportato, quando presente, il tenore del titolo apposto alle carte in origine, generalmente coevo al documento stesso;
· titolo attribuito: campo nel quale si è andato a specificare il contenuto del fascicolo qualora le informazioni relative al suo contenuto non fossero risultate chiare o corrette nel titolo originale, oppure quando il fascicolo non porta titolo in origine;
· contenuto: campo in cui sono segnalati dati integranti le informazioni di carattere specifico riguardanti il fascicolo, come documenti notevoli contenuti nel fascicolo e chiarificazioni necessarie per la corretta comprensione delle tematiche contenute nel fascicolo stesso;
· estremi cronologici: campi in cui sono riportate le datazioni di ogni unità archivistica (anno, mese, giorno iniziali e finali) o datazioni meno esatte (mese o anno);
· note alla data: campo nel quale sono contenute informazioni suppletive ai campi relativi alla datazione;
· aspetto fisico: campo in cui sono segnalati i caratteri tipologici dell’unità archivistica;
· lingua: campo in cui viene rimarcata la lingua in cui è stato scritto un documento quando non lo è in italiano;
· note: campo in cui sono segnalati dati integranti le informazioni di carattere generale del fascicolo, in particolar modo appunti sullo stato di conservazione quando precario;
· campo del compilatore: campo nel quale è contenuta la “firma del compilatore” oltre le date di formazione e modifica della scheda.
Quando si apre l’ultimo livello relativo all’unità archivistica si vede che la stessa riporta codice indicante sigla e numero della segnatura definitiva con i quali viene identificata l’unità archivistica, titolo e descrizione del contenuto dell’unità archivistica, estremi cronologici, quantità, tipologia.
ESEMPIO:
AEAP 20 “Taglio bosco ceduo 1938” 1938 – 1939
Avvisi d’asta, capitolati d’incanto, verbali di aggiudicazione del taglio bosco, domande collaudo. I boschi di cui si tratta sono nelle località Dassano, Cavallotti, Locana.
1 fascicolo
[1] Fanno eccezione le parti recenti di alcune serie (deliberazioni di Consiglio e Giunta, Mutui, Verbali CEC, Contratti), che per questioni di praticità di consultazione ancora si trovano negli uffici comunali. Allo stesso modo l’intero fondo dello Stato Civile Italiano, compresi i registri parrocchiali, è conservato presso l’ufficio anagrafe.
[2] In occasione, per esempio, della demolizione del palazzo municipale (al posto del quale oggi si trovano le scuole elementari) presso il castello soprano, avvenuta nel 1963 (vedi atti lite con Maggiore Ferrero, scheda ASCA 731).
[3] La parte di carte Sette-Ottocentesca si limita, nel fondo principale ad alcune unità inserite nelle Delibere originali, nel Catasto, nelle Liste di leva e in alcuni documenti singoli inseriti nel carteggio (Categoria 1, classe 1); nei fondi aggregati solo lo Stato Civile Italiano e la Congregazione di Carità annoverano documenti Ottocenteschi.